多くの企業では、人手不足が深刻化する中で、業務効率化や生産性の向上が急務となっています。しかし、日々の資料作成や会議の議事録作成、メール対応といった業務に追われ、本来注力すべきコア業務の時間が圧迫されているのが実情です。
そこで注目されているのが、日常的に使用するWordやExcelなどのツールにAI機能を追加した「Microsoft 365 Copilot」です。Copilotの機能を活用すれば、定型的な作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
本記事では、Microsoft 365 Copilotの基本的な特徴や、開発プロジェクトにおける具体的な活用方法を分かりやすく解説します。
Microsoft 365 Copilotとは？
Microsoft 365 Copilotは、大規模言語モデル（LLM）を搭載したAIアシスタント機能です。WordやExcel、Teamsといった日常的に使用するMicrosoft 365の各種アプリケーションに統合されています。
Microsoft 365 Copilotは、「大規模言語モデル（LLM）」「Microsoft 365アプリ」「Microsoft Graph」という3つの技術を組み合わせて動作する仕組みです。Microsoft Graphは、メールやドキュメント、予定などの社内データにアクセスし、業務の文脈に沿った応答を生成します。これにより、ユーザーは自然言語で指示を出し、組織内の情報を活用しながら作業の生産性を高めることができます。
Microsoft 365 Copilotの特徴
Microsoft 365 Copilotには、業務で利用する各種ツールとの連携機能や、強固なセキュリティ体制など、生産性向上と安全性確保を両立させる仕組みが備わっています。そのため、ユーザーは使い慣れたアプリケーション上で業務データを活用しながら、AIによるサポートを受けることができます。
ここでは、その具体的な特徴を5つのポイントに分けて見ていきましょう。
Microsoft 365のツールに統合されている
Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft 365の主要なアプリケーションに機能が直接組み込まれています。そのため、ユーザーは普段から使い慣れたツールを操作しながら、AIのアシスト機能を利用することが可能です。
具体的には、文書作成やデータ分析、プレゼンテーションの準備といった日々の業務プロセスの中で、必要なサポートを適切なタイミングで受けられます。また、自然言語で指示するだけで各アプリケーションの高度な機能を呼び出せるため、ツールの潜在能力を引き出すことにもつながります。アプリケーション間の連携がスムーズになるため、作業の効率が向上するでしょう。
大規模言語モデルと接続できる
Microsoft 365 Copilotは、OpenAI社が開発したGPT-4のような高性能な大規模言語モデル（LLM）と連携して動作するところが特徴です。これらのモデルはMicrosoftのAzure OpenAI Serviceを基盤としており、その高度な情報処理能力を業務に活用できます。
LLMはMicrosoft Graphを通じて組織内の情報と連携するため、文脈と合致しつつ、ユーザーの意図を汲み取った応答が期待できます。
リアルタイムな回答を得られる
Microsoft 365 Copilotは、ユーザーからの自然言語による指示に対して、リアルタイムで応答します。対話形式で速やかな回答が得られるため、ユーザーはスムーズに作業を進めることが可能です。
例えば、Teamsの会議中に議論の要点を即座にまとめたり、Excel内のデータの傾向を分析したりできます。ただし、AIが生成する回答は必ずしも正確とは限らないため、内容を十分に確認・検証することが重要です。
情報漏えいを防止できる
Microsoft 365 Copilotは、企業の重要な情報を保護し、情報漏えいを防止するための多層的なセキュリティ設計を採用しています。
全てのデータ処理は、ユーザーが利用するMicrosoft 365のテナント内で完結し、組織が定めたコンプライアンスの範囲を超えることはありません。CopilotはMicrosoft Graphを通じて組織のデータにアクセスしますが、その際には既存のアクセス権限が厳格に適用されます。
そのため、ユーザーは自分に閲覧権限がある情報のみを受け取ることができ、権限のないデータに誤ってアクセスすることはありません。また、組織内のデータはAIモデルの学習には使用されないため、企業はデータの独立性を保ったままツールを運用できます。
横断的な作業に対応できる
Microsoft 365 Copilotは、1つのアプリケーション内での作業はもちろん、複数のツールをまたいだ横断的な業務にも対応しています。この機能は主に「Microsoft 365 Chat」という対話型インターフェースを通じて提供されます。
具体的には、Wordで作成した文書やExcelのグラフデータを基に、PowerPointのプレゼンテーションを自動で生成させることが可能です。また、OutlookのメールやTeamsのチャット履歴など、散在する情報源から関連データを集約し、プロジェクトを要約したり、次に行うべきプランを作成したりすることもできます。
アプリケーションの垣根を越えて情報をスムーズに連携させることで、手作業による転記や再入力の手間がなくなり、業務全体の生産性の向上が期待できます。
Microsoft 365 Copilotの活用方法
Microsoft 365 Copilotは、主要なビジネスアプリケーションと深く連携し、資料作成やデータ分析、社内外とのコミュニケーションといった日常的な業務の効率化に役立ちます。
ここでは、WordやExcelをはじめとする5つのツールで、Copilotをどのように活用できるのかを見ていきましょう。
Wordでの活用方法
Wordの使用時にCopilotへ簡単な指示を与えると、報告書や議事録などの下書きが自動で作成されます。この下書き機能を活用すれば、文章の構成や執筆にかかる時間を大幅に短縮し、内容の推敲などに集中しやすくなります。
さらに、既存の長文ドキュメントを要約させる、テキスト情報を整理してテーブル形式に変換させるといった使い方もおすすめです。
Excelでの活用方法
ExcelでCopilotを活用すれば、ユーザーが複雑な関数を知らなくても、高度なデータ分析やデータの可視化が可能です。例えば、売上データの中から特定の条件に合う数値を強調表示したり、将来の傾向を予測するグラフを自動で作成したりできます。
分析に適した数式列の追加をCopilotに提案させることで、データ集計にかかる作業時間の短縮にもつながります。
PowerPointでの活用方法
PowerPointでは、簡単なトピックや既存のWord文書などを指定するだけで、プレゼンテーションの下書きが自動で作成されます。この自動作成機能を活用すれば、スライド作成にかかる時間を大幅に短縮でき、発表内容のブラッシュアップに注力できます。
また、既存の長大なプレゼンテーションから重要なポイントを抽出して要約したり、スピーカーノートを生成させたりする使い方も有効です。
Outlookでの活用方法
OutlookでCopilotを活用すると、メールの処理にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があります。
例えば、受信トレイにたまった長いメールのスレッドを瞬時に要約させれば、メールの要点を素早く把握することが可能です。また、簡単な指示によって、丁寧な表現や適切なトーンの返信メールを下書きさせることもできます。
Teamsでの活用方法
Teamsの場合は、オンライン会議中に議論の内容をCopilotに要約させ、重要な論点を把握するといった活用方法があります。また、会議中に決定したタスクや担当者を自動で抽出し、提案させることも可能です。
Copilotの活用により、会議後の議事録作成にかかる工数を削減でき、参加者はTeamsでの議論に集中しやすくなります。
Microsoft 365 Copilotを活用して業務を進めよう！
Microsoft 365 Copilotは、普段利用するOfficeアプリケーションにAIを統合し、業務効率を向上させるための機能です。資料作成の自動化やデータ分析の支援、会議内容の要約などが可能となり、業務効率の向上が期待できます。また、Microsoft 365 Copilotを活用することで、企業は自社データのセキュリティを高めながら、生産性を向上させることができます。
株式会社SPは、AI技術を活用した業務改善を提案し、お客さまの状況に合わせて段階的なDX推進を支援します。Microsoft 365 Copilotの導入支援はもちろん、それを活用したシステム開発まで、企画から運用までを一貫してサポートすることが可能です。ビジネスの成長や業務効率化でお悩みの際は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
