多くの企業でAIツールの導入が進む一方、その能力を十分に引き出せていないケースが見られます。特にMicrosoft 365 Copilotは、日常業務に密接しているため、どのように指示（プロンプト）を与えれば良いか分からず、活用方法が属人化しやすいという課題があります。
前述の課題を解決するには、目的や背景を明確に伝えるプロンプトの「型」を理解することが重要です。適切なプロンプトは、AIの応答精度を飛躍的に高め、開発プロジェクトのような専門的な業務においても大きな力となります。
本記事では、Microsoft 365 Copilotの基本から、WordやExcel、Teamsといった各アプリケーションで使えるプロンプト集、そして効果を引き出すためのポイントまでを具体的に解説します。
Microsoft 365 Copilotにおけるプロンプトとは？
Microsoft 365 Copilotは、WordやExcelといった日常業務で使うアプリケーションに組み込まれ、業務を支援するAI機能です。Copilotをはじめとした、AI機能を動かすための指示や命令が「プロンプト」です。
プロンプトは、AIの応答の質を大きく左右します。プロンプトが具体的であるほど、ユーザーの意図がCopilotに正確に伝わり、AI機能の能力を引き出せます。そのため、ユーザーはプロンプトの構造を理解し、適切に作成することが重要です。
Microsoft 365 Copilotとは？
Microsoft 365 Copilotの大きな特徴は、ユーザーが所属する組織内のデータ、例えばドキュメントやメール、チャットなどの情報を安全性が高い環境で活用できる点です。
一般的なAIチャットがインターネット上の情報を参照するのに対し、Microsoft 365 Copilotは社内情報に基づいて応答を生成します。そのため、Wordでの企画書作成やTeamsでの会議要約など、日々の業務に密接したタスクの自動化と効率化につながります。
Microsoft 365 Copilotにおけるプロンプト
ユーザーは、「目的」「コンテキスト」「ソース」「期待する成果」という4つの要素でプロンプトを構成することで、効果を上げやすくなります。
具体的には、「目的」で達成したいゴールを、「コンテキスト」でその背景を伝える構成です。「ソース」では参照すべき情報源を指定し、「期待する成果」で箇条書きや表形式といった出力形式を定義します。
これら4つの要素を具体的に記述することで、ユーザーが求める精度の高い応答が生成されます。
Microsoft 365 Copilotのおすすめプロンプト
Microsoft 365 Copilotは、開発プロジェクトを含むさまざまなビジネスシーンで活用できます。Wordでの議事録作成からExcelでのデータ分析まで、具体的なプロンプトを用いることで、これまで時間を要していた作業の自動化が可能です。
以下では、各アプリケーションで活用できるプロンプトの例を、開発プロジェクトの場面を想定して紹介します。
Wordで活用できるプロンプト
Wordでは、ドキュメントの新規作成や要約、構成案の作成といったタスクが効率化されます。例えば、「［ファイル名］の議事録を基に、決定事項と担当者、期限をまとめたタスクリストを作成して」というプロンプトで、会議内容の整理が可能です。
また、「要件定義書のドラフトとして、［機能A］に関するユーザーシナリオと必須機能を記述して」と指示すれば、開発ドキュメントの下書きを簡単に作成できます。文章の校正や、専門用語を平易な表現に書き換える際にも役立ちます。
Excelで活用できるプロンプト
CopilotをExcelで活用すると、複雑な関数を用いなくても、データを分析したり可視化したりできます。
例えば、開発プロジェクトの進捗に関する課題を視覚的に把握したいときは、「各機能の実装状況をまとめた進捗管理表で、ステータスが『遅延』の行を赤色に強調表示して」というプロンプトがおすすめです。また、「各メンバーの作業時間データを基に、スプリントごとの稼働時間を集計し、棒グラフで示して」と入力すれば、簡単にリソース配分を分析できます。
CopilotとExcelを連携することで、データに基づいたプロジェクト状況を把握し、課題を速やかに発見できるようになります。
PowerPointで活用できるプロンプト
PowerPointでは、既存のドキュメントからプレゼンテーションを自動生成する機能が役立ちます。
例えば、「［ファイル名］の要件定義書を基に、開発チーム向けのキックオフ資料を作成して」と指示するだけで、資料の土台が完成します。また、「プロジェクトの全体スケジュールを示すタイムラインのスライドを追加して」といった命令で、必要な要素を簡単に追加することも可能です。
Copilotを活用して、構成案を作成したりスライドのデザインを調整したりすれば、報告資料や提案資料の作成時間の大幅な短縮につながります。
Outlookで活用できるプロンプト
OutlookとCopilotを連携させることで、メールに関するあらゆる作業がスムーズになる可能性があります。日々大量に発生するメール対応の時間を短縮したり、プロジェクトメンバーが本来の開発業務に集中できる環境を整えやすくなったりするのです。
例えば、「クライアントからの問い合わせメールを要約して、至急対応が必要な項目をリストアップして」というプロンプトを使えば、重要な情報を見逃しにくくになります。また、「開発チーム宛に、次回のスプリント計画会議の日程調整メールの下書きを作成して」という指示を出せば、日程調整の手間を削減することが可能です。
Teamsで活用できるプロンプト
Teamsに統合されたCopilotは、会議の内容をリアルタイムで把握し、議論の要約やタスクの抽出を行います。
例えば、「今日のデイリースクラムで共有された各メンバーの進捗と課題を要約して」と指示すれば、会議の概要を瞬時に把握することが可能です。また、「特定のチャネルでの議論から、次期バージョンの機能に関するアイデアを全てリストアップして」といったプロンプトで、散在する情報を集約できます。
TeamsでCopilotを活用することで、会議に参加できなかったメンバーとの情報格差がなくなる上、プロジェクト全体の意思疎通もスムーズになります。
その他で活用できるプロンプト
Copilotは単体のアプリケーションだけでなく、Microsoft 365全体を横断して情報を整理する際にも役立ちます。この機能を使えば、メール、チャット、ファイルといった複数の場所に散らばった情報を一度に集約できます。
情報を探す手間を省きたいときは、「先週の［プロジェクト名］に関するメールやチャットを基に、最新の進捗と課題を要約して」と指示するのがおすすめです。また、「［機能名や商品名］に詳しい担当者を教えて」というプロンプトを使えば、社内の専門知識を持つ人材を迅速に見つけ出すことも可能です。
このようにアプリケーションを横断してCopilotに指示を出すことで、情報検索の時間を大幅に短縮し、プロジェクトの全体像を素早く把握できるようになります。
Microsoft 365 Copilotでプロンプトを作成するときのポイント
Microsoft 365 Copilotでプロンプトを作成する際は、いくつかの実践的なポイントがあります。
まず、プロンプトは具体的でありながらも、関連性の低い情報を含めないよう、簡潔にまとめましょう。一度の指示で完璧な答えを求めず、AIとの対話を重ねながら段階的に回答を絞り込んでいく姿勢も大切です。また、作成したプロンプトはPDCAサイクルで見直し、継続的に改善していくことで、応答の精度を高められます。
これらの点に注意して、Copilotとの対話の質を向上させましょう。
Microsoft 365 Copilotのプロンプトをうまく使って精度を高めよう！
Microsoft 365 Copilotは、的確なプロンプトを与えることで、開発プロジェクトにおける資料作成や情報収集といった業務を自動化します。
AIの能力を引き出すには、目的や背景情報を明確に伝え、具体的なアウトプットを指示することが不可欠です。本記事で紹介したプロンプトの型を活用し、日々の業務の精度とスピードを高めていきましょう。
なお、AI導入による抜本的な業務改善やDX推進には、より専門的な知識が必要です。
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